Организация международных конференций - это дело для профессионалов

Партнеры, клиенты и сотрудники компаний должны общаться, обмениваться информацией и обсуждать вопросы, представляющие взаимный интерес. Безусловно, широкий выбор коммуникативных возможностей предполагает проведение веб-конференций, видеоконференций, селекторных совещаний. Однако, только живое общение способно передать чувства и мысли в полной мере, привлечь внимание общественности и средств массовой информации.

Именно поэтому, конгрессы и конференции (в том числе международные) остаются востребованным коммуникативным каналом высших учебных заведений, научно-исследовательских институтов, бизнес-структур, коммерческих и государственных предприятий.

Международные конгрессы предполагают количество участников, которое исчисляется сотнями. Насколько комфортно будут чувствовать себя участники мероприятия, настолько результативной будет их совместная работа.


Как спланировать и организовать международную конференцию

  • разработать идейную тематику и план конференции;
  • выбрать место проведения с учетом бюджета и формата мероприятия, разработать рекламные материалы;
  • провести комплекс мероприятий по обеспечению информационной поддержки события с учетом его целевой аудитории;
  • выбрать необходимое техническое оборудование;
  • зарегистрировать, разместить участников конференции;
  • организовать транспортное сопровождение для делегатов;
  • обеспечить интернет и телефонную связь;
  • составить и провести культурно-развлекательную программу;
  • организовать питание участников на все время пребывания.

Преимущества работы с профессиональным агентством по организации конференций

Сотрудники профессионального событийного агентства имеют колоссальный опыт проведения подобных мероприятий, что позволяет им учитывать все мелочи и быстро находить альтернативные варианты в случае возникновения возможных чрезвычайных обстоятельств.

Компаньонская база таких агентств состоит из множества фирм и компаний, которые предоставляют все виды услуг: от транспортных до организации кофе-брейков и банкетов, от печати рекламной продукции до установки технического оборудования и найма вспомогательного персонала.

Профессионалы знают, как скоординировать действия множества разрозненных поставщиков услуг для достижения высокого результата.

В результате Клиент получит:

  • брендирование конференц-зала и зоны доступа;
  • бейджи;
  • подготовленный раздаточный материал;
  • необходимую полиграфическую продукцию (сборник Докладов, буклет Мероприятия для почтовой рассылки, программа Мероприятия);
  • техническое оборудование основное;
  • если необходимо — дополнительное техническое оборудование (оборудование для синхронного перевода, мультимедийное оборудование и т.д.);
  • обслуживание гостей;
  • проведение рекламной кампании в СМИ и т.д.
  • кейтеринг (организация регулярного питания участников, торжественных приемов, вода для спикеров и гостей).

Проведение всех работ и перечень всех услуг в обязательном порядке согласовываются с Клиентом.


Международная конференция: правила для Организатора

Правило 1. Обратитесь к профессионалам. Агентство, которое позиционирует себя, как профессионала в сфере услуг по организации и проведению подобных Мероприятий, снимет с Клиента проблемы с логистикой при работе с гостиницами, помещениями, потоками людей, регистрациями, меню, возвратом денег и т.д.

Правило 2. Учитесь делегировать полномочия. Масштабное событие требует множества помощников в организации. Нужно заниматься:

  • докладчиками;
  • спонсорами;
  • дизайном;
  • бюджетом;
  • волонтерами, которым требуется постоянный микроменеджмент;
  • тематическим наполнением Мероприятия;
  • билетами;
  • юридическим сопровождением и т.д.

Правило 3. Занимайтесь тем, в чем Вы — профессионал, а событийное агентство подумает обо всем остальном.

Заказать бесплатную смету мероприятия

Ставя отметку, я даю свое согласие на обработку персональных данных (в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ).